Accessibile, Trasparente, Evoluta: Alessandria e’ un passo avanti con PROMETEO

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15 gennaio, 2014
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Le PA italiane hanno bisogno di evolversi verso sistemi informativi che consentano al cittadino l’immediata interconnessione con i servizi e al personale pubblico di valutare e/o operare in un contesto di massima efficienza e velocità: ecco perché la Provincia di Alessandria, ente da 700 dipendenti, ha implementato PROMETEO di Dedagroup ICT Network. Ce ne parla Franca Pastorini, responsabile di posizione organizzativa del sistema informativo dell’ente piemontese.

1. Performance, prestazioni e servizi: come riuscire a migliorarli contemporaneamente?

L’idea di controllo di gestione è nata circa 15 anni fa ma è stato rafforzato dal decreto 150/2009 (cd. Decreto Brunetta), che ha introdotto per le PA delle novità rilevanti. Le nuove direttive impongono, infatti, delle modalità di pianificazione e valutazione molto importanti, perché oggi l’amministrazione pubblica deve essere trasparente e accessibile a tutti i cittadini.

E’ sorta pertanto la necessità di pianificare i programmi e i progetti in maniera visibile e monitorare le azioni per raggiungere quei determinati obiettivi e realizzare quei determinati programmi. Tutto va messo a disposizione del cittadino perché ne possa valutare i risultati, e in quest’ottica la Provincia di Alessandria ha messo in piedi un ciclo di: pianificazione, programmazione, controllo e valutazione della performance organizzativa del dipendente. Il tutto è strettamente collegato, perché dovendo realizzare questo ciclo abbiamo avuto bisogno di uno strumento atto a mettere insieme il meccanismo.

Parliamo di una soluzione che ci consente di avere all’interno dell’applicativo il programma di mandato del Presidente (quello che il Presidente della Provincia riceve dai cittadini dopo l’elezione, traccia di lavoro), che si articola in programmi e progetti i quali danno luogo alla relazione previsionale programmatica che ogni anno viene allegata al bilancio. Di fatto c’è tutta l’offerta della Provincia per i cittadini: è una sorta di intenzione operativa. Oltre a questo, annualmente vengono presentati, sempre collegati alla revisione, il piano esecutivo di gestione e il piano dettagliato degli obiettivi (assegnati a dirigenti e funzionari tramite risorse umane e finanziarie e strumentali).

Tutto questo si può monitorare col sistema PROMETEO che ci ha fornito Dedagroup ICT Network. Abbiamo scelto PROMETEO dopo aver svolto un’indagine di mercato fra varie soluzioni, anche di altri fornitori: questa corrispondeva alle nostre esigenze e alle richieste della direzione generale. In più era profondamente integrata con la nostra base dati gestionali, visto che noi abbiamo una struttura informatica di gestione contabile, amministrativa e del personale completamente integrata. PROMETEO riesce ad integrarsi con i nostri dati per cui c’è uno scambio di informazioni col nostro sistema gestionale e le due basi dati comunicano tra loro.

2. Quali miglioramenti orientati al cittadino ha portato l’implementazione del sistema Dedagroup ICT Network?

PROMETEO è stato implementato nel 2006 ed è costituito da tre moduli macro-aggregati. Il modulo centrale è parte della gestione dati e si occupa della comunicazione: al suo interno permette di inserire tutta la struttura organica dell’ente (in senso piramidale, dal presidente alle direzioni ai servizi agli uffici alle singole persone).

Nel secondo modulo, molto importante, ci si occupa dell’attività strategica che è quella che ci permette di definire gli obiettivi e di rendicontarne il raggiungimento mese per mese o trimestre per trimestre e pertanto fornisce una valutazione delle attività: tutto nasce dalla parte di PROMETEO che gestisce l’attività strategica.

Il terzo modulo monitorizza l’attività ordinaria degli uffici: se nell’attività strategica ci sono le attività più importanti sui progetti specifici e/o speciali (es. diga, impegno particolare straordinario), nell’attività ordinaria ci sono tutte una serie di attività standard molto importanti (edilizia scolastica, mercato del lavoro, urbanistica, ecc). L’attività di routine è fondamentale e PROMETEO consente di monitorarla al meglio. Ci serve anche e soprattutto perché, essendoci sempre meno risorse finanziarie, siamo chiamati a fornire assistenza di qualità elevata: pertanto monitorare i costi di quello che facciamo diventa fondamentale e da questo punto di vista si innesta il controllo di gestione che nella Provincia di Alessandria è trattato a livello aziendale privatistico. Tutto questo produce valore ed è orientato al cittadino perché si valuta se l’ente sta lavorando nella maniera giusta e riducendo le spese (efficienza ed economicità).

3. Le tecnologie adottate sono semplici da utilizzare? I fruitori possono effettivamente trarne giovamento nel breve periodo?

Dal punto di vista della tecnologia, PROMETEO è user friendly: dal momento in cui un ente ha a disposizione la parte hardware, il software è di facile utilizzo perché è online ed è possibile lavorarci da ogni postazione di lavoro della rete provinciale.

PROMETEO oltre ai moduli di cui è composto e che consentono, come già detto, la gestione delle attività ordinarie e straordinarie, valutazione e performance, ecc; può essere affiancato da uno strumento di business intelligence, aspetto più complesso ed evoluto anche per gli utenti.

Per i dirigenti sono stati realizzati dei cruscotti, tipo tabelle Excel più evolute, che consentono la navigazione dentro i dati e i risultati delle elaborazioni di quanto viene fuori da PROMETEO. Tramite questi dati si fa poi controllo strategico e direzionale. Tutto ciò viene governato da un gruppo di lavoro molto distribuito: la Provincia di Alessandria è una realtà amministrativa di media complessità con 650 dipendenti suddivisi in vari uffici e diverse sedi sul territorio. All’interno delle direzioni sono quindi stati creati dei sistemi di riferimento: tutte le persone interessate, a partire da amministratori, responsabili, servizi e dirigenti, sono stati formati. Questa sorta di rivoluzione culturale verso l’utilizzo di questi strumenti molto innovativi per la PA è stato lo scoglio maggiore da superare perché a partire dal 2008, ogni anno si aggiungeva qualcosa che andava a migliorare il sistema, con passi graduali.

Ad esempio, nel 2008 si è iniziato a parlare del catalogo dei prodotti dell’ente, nel 2009 della mappatura dei procedimenti e processi amministrativi, a come rapportarsi con 20 direzioni ecc, tutte cose che hanno richiesto molto tempo. Il catalogo prodotti negli ultimi

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anni è evoluto verso un piano degli standard: non dobbiamo solo capire cosa e come lo facciamo, ma dobbiamo farlo nel miglior modo possibile, per cui lo standard va individuato e pertanto ci sono voluti anni per definire questi aspetti.

4. A livello di costi e tempi di implementazione, cosa ha comportato la nuova tecnologia?

Abbiamo scelto PROMETEO anche per il suo rapporto qualità-prezzo. Inoltre la Provincia di Alessandria dispone di un ottimo sistema informativo infrastrutturale per cui l’implementazione è stata semplice. Ora l’ultimo passo sarà arrivare al costo della singola attività, del singolo obiettivo, del singolo prodotto tramite tecniche del controllo di gestione.

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