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Tecnologie di comunicazione integrata, uno studio di Microsoft dimostra che la PA potrebbe risparmiare oltre 2,9 miliardi di euro all’anno

Tecnologie di comunicazione integrata, uno studio di Microsoft dimostra che la PA potrebbe risparmiare oltre 2,9 miliardi di euro all’anno
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Attraverso un’operazione di diffusione delle tecnologie di comunicazione integrata e collaborazione negli enti pubblici in Italia si potrebbero generare risparmi pari a circa 1.381 euro/anno per dipendente, con un valore assoluto complessivo a livello di Sistema Paese superiore ai 2,9 miliardi di euro/anno. Questo è il risultato dello studio “La comunicazione digitale al servizio della Spending Review” che Microsoft Italia ha realizzato in collaborazione con Netics.

A partire dall’analisi della spesa TLC della PA e della spesa riconducibile a riunioni e trasferte dei dipendenti pubblici, che nel complesso ammontano a un totale di circa 3,755 miliardi di euro/anno (1.788 euro/anno per dipendente), il White Paper illustra un modello di razionalizzazione dei costi della pubblica amministrazione basato sull’introduzione di soluzioni di comunicazione digitale unificata, che consentono di agire su tre fronti: ottimizzando l’infrastruttura di telecomunicazione, riducendo gli spostamenti per meeting e migliorando la produttività dei dipendenti pubblici, il tutto con un beneficio in termini di efficienza dei processi interni e di maggiore efficacia del servizio al cittadino.

Lo studio Microsoft-Netics rivela quindi una misura dei risparmi conseguibili grazie alla diffusione ed adozione delle tecnologie di comunicazione digitale unificata, ovvero di servizi integrati di presenza, messaggistica, audio/video/web conferencing e collaborazione, nell’ambito della PA Centrale e Locale e della Sanità con riferimento a tre elementi:

  •  spese telematiche
  • spese per spostamenti
  • recupero produttività
Spese telematiche

Il risparmio complessivo sulle spese telematiche, stimato a partire dai valori di benchmark frutto di una serie di casi studio in ambito PA, consta di più componenti, ovvero un risparmio del 41% sulla bolletta telefonica degli enti, un risparmio del 27% sulle spese riferite alle reti di trasmissione dati e un risparmio del 50% sulle spese di ammortamento e gestione degli apparati TLC. In uno scenario in cui la spesa TLC della PA si assesta attorno ai 1.121 Euro/anno per dipendente ovvero 2,355 miliardi di Euro/anno totali, il risparmio complessivo ottenibile è quindi pari a circa 947 milioni di Euro all’anno.

Spese per spostamenti

A partire dai costi attuali della PA per riunioni e assumendo un obiettivo intermedio di sostituzione del 50% delle riunioni extraurbane con videoconferenze e del 66% delle micro-riunioni con audio/video conferenze, la stima di risparmio relativo alle spese per spostamenti ammonta a circa il 61% annuo, riferito sia alle spese di viaggio e soggiorno, sia al recupero di ore lavorative impiegate in spostamenti. Partendo dal presupposto che i costi relativi agli spostamenti per missioni e riunioni ammontino a 667 Euro/anno per dipendente ovvero 1,4 miliardi di Euro/anno totali, il risparmio complessivo ottenibile dalla PA è quindi pari a circa 854 milioni di Euro all’anno.

Recupero produttività

Dal momento che gli spostamenti per riunioni implicano anche un costo indiretto relativo al tempo sottratto per il viaggio alla produttività ordinaria, le soluzioni di comunicazione digitale unificata abilitano significativi risparmi legati al recupero di produttività, dimensionato sulla base dell’1% sul totale del costo del lavoro dei dipendenti pubblici addetti a lavori d’ufficio, che Netics stima pari a 2.100.000 unità nella PA centrale, locale e Sanità, con un costo complessivo del lavoro per dipendente pari a 50.000 Euro/anno (comprensivo dei costi di struttura). Complessivamente il valore di questo recupero di produttività è stimato pari a circa 1.1 miliardo di Euro/anno.

Questi dati confermano il valore strategico delle soluzioni di comunicazione integrata e collaborazione per una razionalizzazione dei costi della PA in risposta alle sfide che PAC, PAL e Sanità si trovano oggi ad affrontare. In uno scenario di Spending Review in cui l’obiettivo pervasivo è quello di ottimizzare la spesa pubblica senza sacrificare la qualità dei servizi, la  digitalizzazione della PA rappresenta una priorità non più procrastinabile, poiché consente in tempi brevi di ridurre i costi di funzionamento dell’apparato burocratico, di migliorare le performance dei dipendenti all’insegna di processi smart e di semplificare le relazioni con cittadini e imprese

dichiara Rita Tenan, Direttore della Divisione Public Sector di Microsoft Italia.

Nell’attuale fase di austerity, Microsoft s’impegna per supportare la PA attraverso progetti d’innovazione sostenibile a elevato ROI ed altrettanto elevato impatto nel breve termine, nell’ottica di una maggiore qualità della spesa pubblica: l’adozione di soluzioni di comunicazione digitale unificata fa la differenza in questo senso, consentendo una riduzione dei costi complessivamente superiore ai 2,9 miliardi di Euro all’anno e inaugurando un nuovo e più efficiente modo di lavorare all’insegna di una migliore collaborazione tra dipendenti ed enti pubblici, ma anche cittadino-PA e impresa-PA per produrre valore a 360° per la collettività.

In tempi come quelli che stiamo attraversando, caratterizzati dalla necessità improcastinabile di razionalizzare la spesa pubblica mantenendo inalterate la quantità e la qualità dei servizi forniti ai cittadini, riteniamo che questa nostra ricerca possa contribuire a fornire esempi di buone pratiche adottabili con rapidità e semplicità

afferma Paolo Colli Franzone, Direttore dell’Osservatorio Netics

Quasi tre miliardi di Euro risparmiabili ogni anno rappresentano un valore decisamente significativo, al netto di ogni altra considerazione circa il miglioramento della qualità del lavoro dei dipendenti pubblici e gli evidenti vantaggi per i cittadini fruitori dei servizi della PA e della Sanità in Italia.

Casi concreti

Il White Paper è corredato da alcuni casi concreti che testimoniano i vantaggi resi possibili dall’adozione da parte di enti pubblici della soluzione di comunicazione digitale unificata Microsoft Lync, che offre un ROI del 337% e un tempo di recupero del capitale pari a 12 mesi (fonte: Forrester Research).

Un caso particolarmente significativo è quello dell’ASL Napoli 2 Nord, azienda che eroga servizi sanitari a oltre 1.350.000 cittadini distribuiti su un territorio che comprende 32 Comuni, attraverso 13 distretti e 5 presidi ospedalieri.

Con l’obiettivo di promuovere la collaborazione tra i circa 3.500 dipendenti, l’Ente ha dato avvio a un progetto di Unified Communication scegliendo di adottare Microsoft Exchange e Lync nel contesto del rifacimento della rete di telecomunicazione su VoIP, per unificare tutte le modalità di comunicazione aziendale e consentire di lavorare in maniera più collaborativa, anche attraverso funzionalità come video in alta definizione, meeting online e condivisione di agende.

La fase di sperimentazione sta coinvolgendo il Distretto 41 composto da 5 Comuni, 300 addetti, 250 postazioni telefoniche, ma a regime il progetto riguarderà tutte le sedi dell’Ente, circa un centinaio. Grazie a questo percorso d’innovazione, l’ASL risparmierà circa 858 mila Euro all’anno, come stimato da uno studio di NetConsulting, e l’investimento iniziale verrà recuperato in circa 12 mesi.

Grazie alla piattaforma di comunicazione integrata di Microsoft, l’ASL mira ad ottimizzare le modalità di comunicazione tra le sedi, recuperando produttività e riducendo i costi. Abbiamo scelto Microsoft quale partner ideale in questo percorso di innovazione, in virtù dell’elevato livello d’integrazione con gli applicativi esistenti, delle ricche funzionalità offerte e della competitività delle soluzioni

ha dichiarato Imma Orilio, CIO ASL Napoli 2 Nord.

Grazie ad una più efficace collaborazione e condivisione delle informazioni tra i dipendenti, sarà inoltre possibile migliorare il servizio al cittadino, offrendo informazioni aggiornate in tempo reale attraverso il nostro portale, agevolando le comunicazioni tra cittadini e personale medico via posta elettronica, e potendo garantire una maggiore reperibilità del personale medico, raggiungibile sempre e ovunque attraverso le soluzioni di comunicazione integrata.

 

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