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Risparmio ed efficienza a basso costo: l’assistenza sulle pratiche online del Comune di Novi Ligure

Risparmio ed efficienza a basso costo: l’assistenza sulle pratiche online del Comune di Novi Ligure
6 minuti di lettura

Velocizzare la molochiana macchina burocratica italiana e fornire una consulenza rapida ed efficace. A Novi Ligure la digitalizzazione delle pratiche edilizie corre su una corsia preferenziale, grazie al servizio “Assistenza pratiche online”, introdotto dall’Amministrazione comunale e sviluppato nell’ambito dell’adesione al progetto MUDE PIEMONTE (Modello unico digitale per l’edilizia) come comune pilota del sistema insieme a Torino, Buttigliera Alta e Collegno. A raccontarci le tappe di questo percorso e a spiegarci il progetto è Barbara Gramolotti, geometra del Settore Urbanistica-Ufficio S.I.T.
“Il settore urbanistica del comune di Novi Ligure ha avviato, dal 2006, progetti in ambito di E-Gov, dall’archiviazione digitale delle pratiche edilizie all’informatizzazione dei numeri civici. Per questo, quando è partito il progetto del MUDE PIEMONTE, per la nostra amministrazione è stato abbastanza naturale aderire. Essendo da anni impegnata con la digitalizzare delle pratiche edilizie, si aveva l’esigenza di ‘arrestare la crescita del nostro archivio cartaceo’: sia per un risparmio economico, dato che l’archiviazione digitale ha un suo costo annuo, sia per accrescere l’efficienza. Oltre a tutto questo, il Mude permette alle amministrazioni aderenti di offrire ai progettisti una modulistica unificata e aggiornata con le disposizioni di legge e condivisa da tutti i soggetti aderenti (comuni, regione Piemonte, ordini professionali, provincie e enti terzi)”.

Per agevolare i tecnici nel passaggio dal cartaceo al digitale, il settore urbanistica ha quindi deciso di attivare un servizio specifico, “l’assistenza pratiche online”, cherendesse più agevole e veloce il processo. “Se da un lato il Comune aveva aderito al MUDE attraverso una scelta maturata nel corso del 2011, l’Amministrazione ha voluto accompagnare i professionisti nel delicato passaggio dal cartaceo al digitale, limitando il più possibile i disagi. Dopo la presentazione del progetto nel novembre 2011, ci si è resi conto che per coinvolgere tutti i tecnici all’uso del sistema e limitare al minimo le defezioni, non si poteva delegare la spiegazione su come creare la pratica digitale ad un approfondito tutorial pubblicato in rete, messo a disposizione dal progetto regionale del MUDE – prosegue Gramolotti -. In quell’occasione sono emersi diversi problemi, alcuni metodologici, altri legati ad aspetti tecnico informatici, altri ancora generazionali. Con l’istituzione dell’“assistenza delle pratiche online”, i tecnici sono supportati tenendo conto delle loro esigenze e delle loro lacune informatiche specifiche. Da gennaio 2012, a ciascun professionista diamo la possibilità di effettuare una compilazione assistita in una postazione dedicata presso il settore urbanistica, per inoltrare le prime istanze CIL (comunicazione attività edilizia libera) o SCIA (segnalazione di inizio attività). In questo modo viene spiegato il progetto, come deve essere gestita una pratica digitale e, dove necessario, vengono colmate alcune lacune informatiche senza “creare imbarazzi”, cosa che non sarebbe successo con un corso plateale”.

Un aiuto personalizzato, in grado di rispondere alle reali esigenze dei singoli tecnici: la forza dell’assistenza pratiche online sta proprio nella capacità di fornire un sostegno specifico, mirato e puntuale, diversamente da quanto avrebbe potuto fare attraverso altri strumenti. “Il servizio si compone di diversi servizi, come l’assistenza telefonica per inviare le pratiche online; l’assistenza tramite e-mail dedicata; l’accreditamento e/o compilazione assistita istanza CILS/SCIA tramite MUDE online; la pagina web sul nostro sito istituzionale ,dove sono stati inseriti oltre ai diversi recapiti due sezioni molto importanti per i professionisti. Ci sono poi la sezione delle news, dove si inseriscono gli avvisi su come vengono modificati i modelli e quali sono le accortezze da utilizzare, e quella delle FAQ, realizzata sulla scorta delle domande che vengono fatte in occasione dell’accreditamento e della compilazione assistita, in modo date che le risposte date ad un tecnico si trasformino in un aiuto per altri liberi professionisti”. Il servizio è gestito internamente, dalla stessa Gramolotti (che fa parte della rosa di Expert sul sistema MUDE creata nel 2012 dal Csi-Piemonte, che ha sviluppato il progetto MUDE Piemonte) per quanto riguarda la formazione dei tecnici, l’aggiornamento delle pagine web, coadiuvata da una collega dello Sportello unico edilizio per l’assistenza telefonica e via mail. La stessa realizzazione del servizio “assistenza pratiche online” è stata completamente interna: “gli ‘ingredienti necessari’ sono stati un pc, uno scanner, una connessione internet e personale interno al comune”.
L’intero progetto è stato poi promosso tra gli utenti attraverso la “Giornata dell’Innovazione”, un’iniziativa promossa ogni anno dal comune di Novi Ligure, nelle due edizioni del 2011 e 2012 che sono state incentrate proprio sul MUDE. “Quella del 2011 è stata rivolta, in particolare, ai professionisti esterni per una prima fase formativa sia del progetto Mude, che da lì a pochi mesi avrebbe interessato i professionisti per le pratiche SUE, sia sulle novità introdotte dal dpr 160/2010 per lo SUAP. Sono stati invitati, nella fattispecie, tutti i Professionisti degli ordini professionali della provincia di Alessandria e i tecnici dei comuni limitrofi. La giornata formativa gratuita è servita per permettere ai professionisti l’auto-verifica dei requisiti per l’invio delle pratiche online e per illustrare l’approccio al Mude con il nostro servizio ‘assistenza pratiche online’. L’incontro ha registrato il tutto esaurito con 135 partecipanti tra tecnici, funzionari dei comuni dell’alessandrino e rappresentanti di vari enti”.

L’anno successivo, prosegue Gramolotti, è stato invece organizzato un appuntamento con un target maggiormente definito: “nel novembre 2012 abbiamo organizzato un altro incontro, questa volta indirizzato principalmente ai tecnici comunali del Novese (32 comuni) e ai centri zona dell’alessandrino. In quest’occasione, abbiamo voluto presentare i primi 10 mesi di attività ai comuni già aderenti e per sottolineare il fatto che una maggiore adesione territoriale aumenterebbe per i tecnici professionisti i vantaggi della modulistica unificata, sfruttando ulteriormente la formazione capillare fatta attraverso l’assistenza pratiche online. Solitamente i tecnici che operano presso il nostro comune sono i medesimi che presentano pratiche nei comuni limitrofi. Una volta imparato a utilizzare il Mude a Novi, il tecnico professionista è in grado di presentare pratiche in qualsiasi altro comune aderente al progetto senza alcuna fatica. Inoltre, da settembre a dicembre il comune di Novi Ligure è intervenuto ad alcune giornate divulgative del Progetto Mude organizzate dal CSI Piemonte, proprio per testimoniare l’esperienza positiva del Mude Piemonte ottenuta grazie al nostro approccio organizzativo”.

I risultati raggiunti finora rendono merito alla scelta effettuata dal Comune: nel 2012 hanno beneficiato della compilazione assistita 128 tecnici, la pagina web dedicata ha avuto 2231 accessi unici, sono state risolte tramite telefono e mail 600 problematiche. 300 sono state invece le istanze ricevute nel corso dell’anno passato attraverso il sistema MUDE. “Per Novi, la scelta di aderire al Mude, supportata dal servizio di “Assistenza Pratiche on line” che garantisce aiuti personalizzati ai tecnici, è stata vincente. Infatti, lo scorso anno, grazie a tale approccio organizzativo la nostra amministrazione comunale si è attestata come ilsecondo comune per numero d’istanza trasmesse tramite MUDE, subito dopo Torino, su una ventina di comuni aderenti alla sperimentazione on line (I comuni che nel 2012 hanno aderito al progetto erano 108 di questi una ventina ha attivato la fase on line del mude con l’invio telematico)“.
Una scelta vincente, anche perché ha puntato sul coinvolgimento attivo del target interessato, rendendoli partecipi del cambiamento in atto: “sicuramente, siamo partiti con questo progetto per far si che il Mude Piemonte di diffondesse il più possibile, ma il fatto di lavorare fianco a fianco di una stessa scrivania ha permesso di raggiungere ottimi risultati sia in termini numerici di istanze pervenute digitalmente, sia per lo spirito critico/collaborativo per il progetto MUDE Piemonte che, ad oggi, è ancora work in progress! Ad oggi i tecnici professionisti lavorano con noi segnalandoci eventuali migliorie da apportare ai modelli!”

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Foto del profilo di Simona Silvestri
Giornalista pubblicista, appassionata di scrittura e di tutto quanto ciò che riguarda i media e la comunicazione, nomade per necessità, curiosa per natura. Laureata in Scienze della Comunicazione all'Università degli Studi di Perugia, quando non scrivo di tecnologia e innovazione mi occupo di economia, sociale e cultura.

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